1. CONSIDERACIONES GENERALES
La Constitución Política de Colombia (Art. 15) consagra el derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Asimismo, en equilibrio, justicia y equidad al citado artículo 15, el artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, Responsable o Encargado, de recibir información veraz e imparcial.
Así mismo, la Constitución establece que el Estado podrá exigir la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados para los casos de inspección, vigilancia e intervención y para efectos judiciales; y también garantiza la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial.
En desarrollo de lo anterior, la ley 1581 de 2012 establecen el marco regulatorio general para una efectiva protección de datos personales que se encuentren en bases de datos públicos o privadas.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
El responsable de las bases de datos y el tratamiento de los datos personales contenidos en estas, es Metálica y Diseño S.A.S.
Dirección: Complejo Logístico e Industrial San Jerónimo, Bodega 69 calle B en Montería, Cordoba.
Celular: (313) 708 4385
Correo electrónico: metalid@metalidsas.com
3. MARCO LEGAL
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012, Reglamentado por el Decreto 1377 de 2013.
Decreto Reglamentario 1727 de 2009.
Decreto Reglamentario 2952 de 2010 compilado con el Decreto 1074 de 2015.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 compilado con el Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo).
Decreto 886 de 2014, compilado con el Decreto 1074 de 2015.
Sentencias C-1011 de 2008, y C-748 del 2011 de la Corte Constitucional.
4. DEFINICIONES
Para el correcto cumplimiento de las presentes políticas se tendrán en cuenta las definiciones establecidas en la ley 1581 de 2012 y en la ley 1266 de 2008, y en particular las siguientes:
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Sea del caso precisar, que el administrador de la base de datos personales es el funcionario o encargado que tiene a cargo y realiza el tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Solicitud: Petición del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Consultas: Facultad que tiene toda persona natural de solicitar y obtener de la SFC una orientación o una opinión en relación con sus datos personales.
Reclamo: Manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona natural por el tratamiento de sus datos personales.
5. PRINCIPIOS
Las políticas que en este documento se adoptan están guiadas ante todo por los principios de la administración de datos, los cuales constituyen el marco general que será respetado por Superintendencia Financiera de Colombia en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos de los titulares de la información. Los principios rectores son los señalados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2018, a saber:
• Principio de finalidad
• Principio de legalidad
• Principio de libertad
• Principio de veracidad o calidad
• Principio de transparencia.
• Principio de acceso y circulación restringida.
• Principio de seguridad.
• Principio de confidencialidad.
6. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Metálica y Diseño S.A.S. realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, entre otros) de los datos personales de acuerdo con lo establecido por la ley y los mandatos judiciales o administrativos, así como por lo dispuesto en las autorizaciones cuando corresponda para cumplir en especial las actividades propias de su función.
Metálica y Diseño S.A.S. requiere de autorización previa para actividades de promoción, divulgación o capacitación, charlas, conferencias o eventos .
El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información personal.
Metálica y Diseño S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales en cumplimiento de sus funciones legales o judiciales y de acuerdo con las finalidades establecidas en las autorizaciones respectivas cuando corresponda. De manera particular para las siguientes finalidades:
• Datos Personales relacionados con la gestión del recurso humano. Metálica y Diseño S.A.S. tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. Metálica y Diseño S.A.S. informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección, Metálica y Diseño S.A.S. informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La información obtenida por Metálica y Diseño S.A.S. respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. Metálica y Diseño S.A.S. cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en Metálica y Diseño S.A.S., serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Metálica y Diseño S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido. Metálica y Diseño S.A.S. almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
• Tratamiento de datos personales de Proveedores. Metálica y Diseño S.A.S.A solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Metálica y Diseño S.A.S. recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por Metálica y Diseño S.A.S., tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, Metálica y Diseño S.A.S. podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. Metálica y Diseño S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
• Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con Metálica y Diseño S.A.S., accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de Metálica y Diseño S.A.S. y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique Metálica y Diseño S.A.S. según el tipo de dato de carácter personal tratado. Metálica y Diseño S.A.S. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
• Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que Metálica y Diseño S.A.S. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de Metálica y Diseño S.A.S., así como para realizar campañas de responsabilidad social. Para el efecto, previamente Metálica y Diseño S.A.S. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos.
7. DERECHOS DE LOS TITULARES
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la SFC como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato,
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la SFC como Responsable, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por Metálica y Diseño S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular, siempre que no exista un deber de confidencialidad o de reserva superior.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluso a través de medios electrónicos.
Los anteriores derechos se entienden, sin perjuicio de las obligaciones legales, administrativas, de seguridad y diligencia que Metálica y Diseño S.A.S. debe tener en ejecución.
8. DATOS SENSIBLES
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por Metálica y Diseño S.A.S., relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud, salvo que se requieran para el ejercicio de funciones legales o cuando exista orden de autoridad administrativa o judicial.
9. DATOS DE MENORES DE EDAD
En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de Metálica y Diseño S.A.S., siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
10. DEBERES DE METÁLICA Y DISEÑO S.A.S.
Metálica y Diseño S.A.S. tendrá los siguientes deberes en el tratamiento de la información personal:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y solicitudes formuladas en los términos señalados en la ley;
• Adoptar las políticas y procedimientos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y solicitudes;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.
11. CONSULTAS Y RECLAMOS.
Para realizar consultas o solicitudes encaminadas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Atención Presencial
Complejo Logístico e Industrial San Jerónimo, Bodega 69 calle B en Montería, Cordoba.
Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 am a 5:45 pm
Atención No Presencial
Línea celular (313) 708 4385
Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm
Virtual Página Web
https://metalidsas.com/contacto
El portal se encuentra activo las 24 horas, no obstante los requerimientos registrados por dicho medio se gestionan dentro de días hábiles.
Correo
metalid@metalidsas.com
Toda Solicitud recibida por este medio, fuera del horario establecido para la atención al público, se entenderá recibida el día hábil siguiente.
11. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La presente política rige a partir de del 1 de junio de 2019. Las Políticas de tratamiento podrán ser modificadas en cualquier momento y sus modificaciones se realizarán con apego a la normatividad vigente. La entrada en vigencia tendrá efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por Metálica y Diseño S.A.S. .